Geen duidelijke afspraken
Een grote oorzaak van het ontstaan van zakelijke conflicten is het hebben van onduidelijke (of zelfs geen) afspraken. Een heldere omschrijving en schriftelijke afspraken zijn voor een ondernemer essentieel om duidelijkheid te krijgen. Afspraken kunnen schriftelijk worden vastgelegd, maar kunnen ook mondeling zijn besproken. Zorg dat mondelinge afspraken zwart op wit worden vastgelegd. Wanneer één partij zich niet houdt aan een bepaalde afspraak, dan voel je het al aankomen: een geschil. Zorg daarom dat alle spelregels zwart op wit staan zodat je daar op terug kunt vallen. Daarnaast geeft het duidelijkheid in een relatie.
‘Abjecte’ algemene voorwaarden
Abject, slechte of niet correcte voorwaarden. Je weet vast wat we bedoelen. Dit komt o.a. voort uit het zelf in elkaar draaien van voorwaarden, oftewel ‘lenen’ van andere ondernemers. Veel ondernemers hechten te weinig tijd en waarde aan de algemene voorwaarden en gaan daarom zelf voorwaarden van internet knippen en plakken om toch ‘algemene voorwaarden’ te hebben. Dit is een grote fout die ondernemers maken want iedere ondernemer heeft zijn eigen bedrijfsvoering, unieke situatie en doelgroep. Voorwaarden die niet kloppen of bepalingen die in strijd zijn met de wet kunnen door de rechter nietig worden verklaard. Zorg daarom voor goede en correcte algemene voorwaarden om veilig te zijn en zakelijke conflicten te voorkomen.
Oeps, algemene voorwaarden vergeten
Het komt wel eens voor dat algemene voorwaarden vergeten worden. Dom, maar het gebeurt. Voordat er een overeenkomst wordt gesloten, moeten de algemene voorwaarden aan de klant ter kennis zijn gesteld om aan te geven wat de spelregels zijn. De voorwaarden moeten van toepassing worden verklaard bij het sluiten van de overeenkomst. Maar dit wordt wel eens vergeten of gebeurd te laat. De algemene voorwaarden zijn dan niet meer van toepassing en de juridische regenjas is weg.
Tegenvallende verwachtingen
Als ondernemer wek je vooraf naar de klant een bepaalde verwachting op omtrent het desbetreffende product en/of dienst. De verwachtingen kunnen flink tegenvallen en de klant teleurstellen. In de meeste gevallen leidt dit uiteraard tot ontevredenheid bij de klant en soms zelfs onbegrip bij de leverancier. Communiceer de verwachtingen en opleveringen met elkaar om teleurstellingen, scheve gezichten en zakelijke conflicten te voorkomen.
Tegenstrijdige belangen
Zowel de ondernemer als de klant hebben rechten en plichten. Beide partijen willen na het sluiten van de overeenkomst hun eigen belangen voorop zetten. Want je wilt uiteindelijk het beste voor jezelf. Om een overeenkomst te kunnen sluiten, moeten de belangen van beide partijen in overeenstemming zijn. Zorg daarom dat de gemaakte afspraken en de spelregels goed worden nageleefd om zakelijke conflicten te voorkomen.
Verkeerde geleverd
Tot slot het eindresultaat. Het is prettig voor zowel de ondernemer als de klant dat ze beide weten waar ze aan toe zijn en wat er van hun verwacht wordt. Zet duidelijk op papier wat er geleverd gaat worden om misverstanden te voorkomen. Maak bijvoorbeeld een checklist met de eisen waaraan het eindresultaat moet voldoen en toets dit naderhand samen.
Voorkomen is beter dan genezen
Ruim twee van de drie juridische conflicten hadden eenvoudig voorkomen kunnen worden door correcte algemene voorwaarden. Constructief oplossen is het beste, maar voorkomen is beter dan genezen.
