7 Tips om als zzp'er je online administratie in orde te hebben

Maak altijd een factuur aan voor elke bestelling

De eerste tip die we je mee willen geven, is om altijd een factuur aan te maken voor elke bestelling. Dit geldt met name voor zakelijke klanten, want deze hebben je factuur nodig voor hun eigen boekhouding en de btw-aftrek. Ook geldt dit echter voor je klanten, want volgens de wet dient iedere klant een factuur te ontvangen dat als bewijs dient voor een bepaalde transactie. Wees je daarom goed bewust hiervan en maak voor elke bestelling altijd een factuur aan. Online een factuur maken is inmiddels erg eenvoudig, waardoor dit geen struikelblok zal vormen.

Houd je inkomsten en uitgaven bij door middel van een boekhoudsysteem

Ten tweede kan je als zelfstandige je online administratie op orde brengen door een boekhoudsysteem te gebruiken. Een boekhoudsysteem is een verzameling hulpmiddelen en procedures voor het bijhouden van gegevens, het bijhouden van financiële transacties en het produceren van financiële rapporten. Het stelt je in staat om inkomsten, uitgaven, activa, passiva en eigen vermogen op een systematische manier bij te houden. Het systeem helpt om snel fouten of discrepanties op te sporen en stelt je in staat om tijdig rapporten op te stellen, zoals balansen, winst- en verliesrekeningen, kasstroomoverzichten en andere financiële analysedocumenten. Hierdoor is het een must voor je online administratie.

Trek elke week tijd uit voor administratieve taken

Een zelfstandige kan tevens zijn online administratie op orde brengen door elke week een bepaalde hoeveelheid tijd uit te trekken voor administratieve taken. Denk hierbij aan het doornemen van je bedrijfsgegevens, je urenregistratie bijhouden, het archiveren van papierwerk en het organiseren van digitale documenten. Door deze tijd te reserveren, zorg je ervoor dat alle documenten georganiseerd, up-to-date en gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer dat nodig is.

Automatiseer zoveel mogelijk

Verder kan je als zzp’er je online administratie op orde krijgen door zo veel mogelijk taken te automatiseren. Automatiseringstools, zoals cloudgebaseerde boekhoudsoftware en customer relationship management (CRM) systemen, kunnen helpen bij het stroomlijnen en automatiseren van de processen voor het beheren van financiën, het bijhouden van klanten en het maken van facturen. Door alledaagse administratieve taken te automatiseren, kan je tijd en energie besparen die beter besteed kunnen worden aan andere onderdelen van je bedrijf. Bovendien hebben geautomatiseerde systemen vaak ingebouwde functies die helpen bij het verminderen van fouten.

Bewaar alles op een plek

Als vijfde kan je als zzp’er je online administratie op orde houden door gebruik te maken van een cloudopslagdienst zoals Dropbox of Google Drive. Zo kunnen alle bestanden die nodig zijn voor het bijhouden van de bedrijfsfinanciën en -activiteiten op één plek worden opgeslagen. Cloudopslag biedt ook een gemakkelijke manier om bestanden te delen met klanten, medewerkers en collega’s. Met cloudopslag worden wijzigingen in de bestanden automatisch bijgewerkt voor iedereen die er toegang toe heeft. Bovendien kun je met cloudopslag eenvoudig een back-up maken van je belangrijke administratieve documenten, zodat ze beschermd zijn in geval van technische storingen.

Maak gebruik van een professional

Ook kun je als zelfstandige je online administratie op orde krijgen door een professional in te schakelen, zoals een accountant of een boekhouder. Een professional kan helpen bij het opzetten en beheren van de boekhouding, het bijhouden van inkomsten en uitgaven, het bewaken van de cashflow, het verwerken van facturen, het opstellen van financiële documenten en rapporten, het voldoen aan fiscale eisen en regelgeving en andere diensten die nodig zijn om het bedrijf financieel efficiënt te runnen. Dit geeft je rust in de wetenschap dat je financiën professioneel en nauwkeurig worden afgehandeld.

Wees op de hoogte van wetswijzigingen

Tot slot kun je als zzp’er je online administratie op orde brengen door op de hoogte te blijven van wetswijzigingen. Dit houdt in dat je regelmatig de nationale en Europese regelgeving bekijkt die van invloed kan zijn op je bedrijfsvoering of belastingen. Door steeds te zorgen dat je op de hoogte bent van nieuwe wet- en regelgeving en door stappen te ondernemen om hieraan te voldoen, kan je ervoor zorgen dat je administratie accuraat en up-to-date is.