Hoe ga je om met niet-betalende klanten?

Ten eerste is het belangrijk dat je al jouw bankrekeningen goed controleert. Is het bedrag op geen enkele rekening bijgeschreven? Dan is het tijd voor actie. Je kunt een aantal stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat jouw klant alsnog betaalt. Daarnaast kun je wanbetalers in de toekomst eenvoudig voorkomen. In dit stappenplan vertellen wij jou hoe je het beste kunt omgaan met klanten die niet betalen.

Stap 1: Weet wie je klanten zijn

Het is belangrijk dat jij weet met wie je zaken doet. Zo kun je voorkomen dat je zaken doet met een klant die al eerder niet of niet op tijd betaald heeft. Maar hoe kun je dat controleren? Dat kan door je aan te melden bij het Bureau Krediet Registratie (BKR). Daar kun je gegevens opvragen over jouw (nieuwe) klant. Met die kennis kun je vervolgens nagaan of het wel of niet verstandig is om zaken te doen met de betreffende klant.

Stap 2: Zet een duidelijke betaaldatum op de factuur

Je kunt zelf een aantal dingen doen om je klant op tijd te laten betalen. Dat kun je bijvoorbeeld doen door voor de klant een duidelijke betaaldatum te stellen. Zet deze datum op een opvallende plek op de door jouw geleverde factuur. Zo weet je zeker dat je klant op de hoogte is van de gestelde betaaldatum.

Stap 3: Stuur je klant een eerste betalingsherinnering

Heeft jouw klant niet betaald binnen de afgesproken termijn? Dan wordt het tijd om actie te ondernemen. Je stuurt jouw klant een eerste betalingsherinnering. Dit gebeurt schriftelijk of per mail. De insteek van het bericht is een vriendelijk verzoek tot betaling. Je weet namelijk niet waarom de factuur niet op tijd betaald is. Wellicht is de factuur per ongeluk kwijtgeraakt of over het hoofd gezien.

Stap 4: Bel je klant op

Indien jouw klant een week na het versturen van de eerste betalingsherinnering nog niks van zich heeft laten horen, en er dus ook niks betaald is, is het tijd om telefonisch contact op te nemen met jouw klant. Het voordeel van bellen is dat het erg persoonlijk is en je kunt doorvragen. Zo kun je er dus achter komen waarom er niet betaald is. Vervolgens kun je met de klant afspreken wanneer de betaling nu moet worden voldaan. Het meest voor de hand liggend is om dit zo snel mogelijk te doen. Hij heeft zich namelijk al niet aan de eerder gestelde deadline gehouden.

Stap 5: Stuur je klant een tweede betalingsherinnering

Een week nadat je hebt gebeld is het tijd om de tweede betalingsherinnering te sturen. Controleer eerst wel goed of het geld nog niet is bijgeschreven. In deze brief of mail vertel je de klant dat je, als er wederom niet betaald wordt, genoodzaakt bent om juridische stappen te ondernemen. Het doel daarvan is om de klant te dagvaarden. Dit is iets wat je niet graag wilt, maar na het versturen van meerdere betalingsherinneringen is dit de meeste logische vervolgstap. Vermeld in deze brief wel duidelijk binnen welke termijn er betaald moet worden.

Stap 6: Daag je klant voor de rechter

Is er binnen de gestelde termijn, in je laatste betalingsherinnering, nog niet betaald? Dan is het tijd om je klant te dagvaarden. Je vermeldt hierin duidelijk wat jouw eisen zijn. Dat kan bijvoorbeeld een nieuwe betalingstermijn zijn, plus een eventuele compensatie. Met de dagvaarding stuur je ook alle bewijsstukken mee. Vergeet niet om naast het contract en/of de factuur ook alle betalingsherinneringen mee te sturen. Zo kun jij aantonen dat je de klant op de hoogte hebt gesteld van zijn ingebrekestelling en hem de kans hebt gegeven om alsnog binnen een nieuwe termijn te betalen. 

Hoe voorkom je niet-betalende klanten in de toekomst?

Geen enkele ondernemer houdt ervan om op zijn geld te moeten wachten. Zodra je een product of dienst hebt geleverd, wil je daarvoor betaald worden. Jij moet jouw rekeningen immers ook betalen. Om ervoor te zorgen dat jij in de toekomst niet meer te maken krijgt met wanbetalers, kun je ervoor kiezen om klanten vooraf te laten betalen. Meestal gebeurt dit in overleg met de klant.