Ingebrekestelling: wat staat hier precies in?

Een ingebrekestelling is een schriftelijk document waarmee je jouw klant aanmaant een verplichting na te komen.  In dit geval gaat het om de betaling van jouw factuur. Het versturen van een goede ingebrekestelling is van belang, en kan zelfs cruciaal zijn, in juridische procedures. Bijvoorbeeld als je een overeenkomst met een klant wilt gaan ontbinden (beëindigen). In de brief zelf moet bepaalde informatie staan, zoals de datum, jouw adres- of contactgegevens en jouw naam. Maar er is nog meer van belang. Hieronder noem ik drie belangrijke punten:

Omschrijving vordering

Omschrijf duidelijk wat je van jouw klant wilt. In dit geval is het betaling van de factuur, maar het kan ook het verrichten van een prestatie zijn of een andere verplichting die de klant op grond van een overeenkomst met jou heeft. Noem het factuurnummer en het bedrag dat open staan expliciet. Gebruik ook expliciet het woord “ingebrekestelling” om eventuele discussies te voorkomen.

Termijn

Geef jouw klant een redelijke termijn om alsnog te betalen. De wet zegt niet wat redelijk is. Dit kan per geval verschillen en hangt af van de prestatie. Bij het betalen van een factuur kan een termijn van 7, 14 of 30 dagen redelijk zijn.

Gevolgen

Omschrijf wat de gevolgen zijn als jouw klant niet betaalt. Dat kan zijn dat je jouw verdere werkzaamheden die je met je klant hebt afgesproken opschort (uitstelt), dat je de overeenkomst gaat ontbinden en/of dat je de vordering uit handen geeft, bijvoorbeeld aan een incassobureau, jurist of een advocaat.  Vermeld dat eventuele kosten die daarmee vermoeid zijn voor rekening komen van jouw klant. Let tot slot nog op dat je ook noemt dat de wettelijke rente, of de eventueel overeengekomen contractuele rente, gaat lopen en dat deze kosten bovenop de factuur komen. Dit is een extra pressiemiddel om tot snelle betaling te komen. Het bedrag loopt op totdat de factuur betaald is.

Niet in alle gevallen is het versturen van een ingebrekestelling vereist. Denk daarbij aan situaties als dat jouw klant aangeeft niet aan de verplichting te kunnen voldoen of wanneer er een fatale termijn is afgesproken.
Twijfel je of een ingebrekestelling nodig is? Neem dan het zekere voor het onzekere. Als je dit nalaat terwijl het wel noodzakelijk was, dan kan dat vervelende gevolgen hebben.