Is een niet-betalende klant het risico van ondernemen?

Met behulp van deze tips krijg je jouw facturen snel betaald én houd je jouw klant te vriend.

Tip 1: Niet elke klant is welkom

In ondernemersland hoor je al snel: Elke klant is er één. Hierdoor zien wij vaak dat ondernemers hun klanten blindelings vertrouwen, zeker als het een bekende is. Hiermee ontstaat een groot risico. Check voor het aangaan van de overeenkomst of de klant wel in staat is om te betalen en zegt wie hij is. Dit heeft niets te maken met wantrouwen, maar alles met doordacht zakendoen en bedrijfsrisico’s verlagen. 

Tip 2: Leg afspraken op papier vast

Het klinkt misschien wat kinderachtig, maar het is van uiterst belang de gemaakte afspraken op papier vast te leggen. Met name afspraken over meer- en minderwerk leiden vaak tot niet of onvolledig betaalde facturen. Met alleen mondelinge afspraken heb je als ondernemer geen poot om op te staan.

Zorg daarom altijd voor een getekende overeenkomst aangevuld met algemene voorwaarden. Zorg ook dat de algemene voorwaarden met de overeenkomst meegaan. Indien je ze pas overhandigt bij de factuur, dan ben je te laat en zijn ze niet geldig.

Tip 3: Factureer direct na levering met een duidelijke termijn

Het is aan te raden om direct na levering van een product of dienst te factureren. Het liefst dezelfde dag nog. In de praktijk is het risico op discussies en conflicten groter wanneer een factuur laat wordt gefactureerd. Als een schilder jou drie maanden na zijn werk pas factureert, weet jij dan nog precies hoeveel uren hij heeft gemaakt?

Zorg daarnaast voor een duidelijke betalingstermijn (overeenstemmend met de voorwaarden) en volg deze ook op. Als jij een betaaltermijn stelt van 30 dagen, maar pas na 60 dagen actie onderneemt is de kans groot dat de klant de volgende keer pas na 60 dagen betaalt. En we weten allemaal: elke dag dat een factuur minder lang openstaat is pure winst voor je bedrijf.

Tip 4: Accepteer niet-betalende klanten niet zomaar.

De gevolgen van oplopende betaalachterstanden kunnen enorm zijn. Ondernemers die te maken hebben met wanbetalers schrijven bedragen af tot duizenden euro’s per maand. Hierdoor kunnen ze uiteindelijk in financiële problemen komen en zelfs failliet gaan. Accepteer niet-betalende klanten dus niet zomaar. Controleer de klant voordat je met de werkzaamheden start en richt je debiteurenbeheer goed in. Zo voorkom je wanbetaling.

Tip 5: Durf een klant te herinneren

Doorgaans willen ondernemers hun klanten niet pushen om te betalen uit angst ze te verliezen. Het inschakelen van een incassobureau zou einde relatie zijn. Ondernemers verkopen een product of leveren een dienst en wachten dan rustig tot klanten betalen. Dat kan soms maanden duren. Al die openstaande facturen kosten rente, waardoor winst en werkkapitaal blijven liggen. Met de juiste aanpak hoeft het herinneren geen klanten te kosten. Denk bijvoorbeeld aan een vriendelijke herinneringsmail of een telefoontje. Blijf vooral contact houden met je klant of relatie. Bel je klant en informeer naar de oorzaak van het niet betalen van de factuur. Zo kun je eventuele problemen achterhalen en die samen oplossen.