Moet ik echt alles bijhouden?

“Ik ben toch geen administratiekantoor” was de opmerking van een van de deelnemers tijdens een cursus voor startende ondernemers. Tijdens de bijeenkomst wordt ingegaan op zaken als; wanneer je ondernemer bent, hoe je succesvol kunt worden, wat je zoal moet regelen, maar ook de “verplichte” administratie die je moet bijhouden. En wel vaker wordt door de aspirant ondernemer afgevraagd waarom er zoveel moet worden geadministreerd.

Mensen worden ondernemer omdat ze ondernemer willen zijn. Ze kunnen iets waar een ander bereid is om voor te betalen. Ze leveren een dienst of een product aan een klant. En meestal vinden ze het ook erg leuk om de dienst of product te leveren. Hun favoriete bezigheid hebben ze omgezet in een eigen bedrijf. Interessant, geld verdienen met wat je leuk vindt. Vaak noemen ze het ook nog hun hobby. Echter er wordt wel van je verwacht dat je je hobby bijhoudt op papier. En natuurlijk kun je dat papierwerk voor een groot deel uitbesteden aan een professional, maar zelf zal je ook het een en ander moeten doen.

Alles wat er binnen je bedrijf gebeurt moet je registreren. Een goede registratie geeft meteen een goed overzicht van alles wat er binnen je bedrijf gebeurt en je dus kunt zien hoe gezond je bedrijf is. Op basis van die gegevens kun je de juiste beslissingen nemen om het bedrijf op de juiste wijze een vervolg te geven.

Een tweede reden om alles bij te houden is dat de wetgever van de ondernemer vraagt om alles bij te houden om op correcte wijze aangifte te kunnen doen voor omzet- en inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Iedereen in Nederland draagt zijn steentje bij aan de economie. Om het jezelf gemakkelijk te maken bij de aangifte is het dus noodzakelijk al je informatie uit je bedrijf goed bij te houden. Om optimaal gebruik te maken van een aantal fiscale regels (noem het maar ondernemersvoordelen) zal je ook een aantal zaken met betrekking tot het ondernemen bij moeten houden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het urencriterium (1225 uur). Jij moet als ondernemer dit alles bijhouden om aan te tonen dat je ook recht hebt op die aftrekposten. Een ondernemer moet alle gegevens van de administratie en over het bedrijfsproces 7 jaar bewaren.

En wat hoort er dan zoal bij die administratie? Eigenlijk alles wat met jouw bedrijf te maken heeft: kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen, financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek, – tussentijds gemaakte controleberekeningen, ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, bankafschriften, contracten, overeenkomsten en andere afspraken, agenda’s en afsprakenboeken, correspondentie en software en databestanden.

Van veel ondernemers hoor ik later terug dat, achteraf gezien, de administratie bijhouden erg meevalt. Het is even investeren om het onder de knie te krijgen. De meesten zijn echter toch ook erg blij zijn met een goede adviseur (boekhouder/accountant) die met hen meekijkt over hun schouder. Ook dat kan een sleutel tot succes zijn. Ieder doet tenslotte waar hij/zij goed in is.