De start van een goede administratie: 4 slimme tips

1. Start op tijd: begin nu

Misschien klinkt dit overdreven, maar je kunt nooit te vroeg beginnen met het ordenen van je financiën. Ook al ben je nog niet eens begonnen met ondernemen, en heb je niet meer dan een goed idee, het is  altijd zinvol om jouw inkomsten-uitgaven patroon eens onder de loep te nemen. Veel ondernemers investeren namelijk al in hun onderneming voordat zij daadwerkelijk zijn gestart. Deze kosten kunnen fiscaal aftrekbaar zijn. Hou daar rekening mee en zorg dat je die gegevens goed bewaart.

Menig zzp’er kan de administratie in het begin nog prima zelf bijhouden. Tot de zaken goed gaan lopen, de drukte toeneemt en de aangiftes complexer worden. Pogingen om de administratie zelf te regelen, lopen dan regelmatig uit op fouten en boetes. Hulp is dan eigenlijk al te laat. Kortom: voorkomen is beter dan genezen.

2. Doe het zelf: doe het online

Zoeken naar rondslingerende bonnen, vervangen van de lege batterijen in rekenmachines en facturen die zich opstapelen tot een ongezonde hoogte. Komt dit bekend voor? Dan doe je echt iets verkeerd.

Met scan-en-herkensoftware maak je tegenwoordig een foto van je bonnetje en deze gaat direct je administratie in. Deze functie van de slimme boekhoud-app Snelstart is lang niet de enige die het bijhouden van je boekhouding een stuk eenvoudiger maakt. Zo zet deze app de btw-aangifte voor je klaar en stelt deze je in staat om facturen gewoon via de smartphone te versturen en te beheren. Je facturen, herinneringen en aanmaningen zijn binnen een paar klikken verzonden.

Online boekhouden geeft tal van voordelen ten opzichte van ouderwets offline boekhouden. Een boekhoudpakket als Snelstart werkt snel en is gebruiksvriendelijk doordat de software volledig is ontwikkeld voor en door zzp’ers. Bovendien krijg je real-time overzicht in je bedrijf in plaats van dat je achteraf van je accountant te horen krijgt hoe de zaken ervoor staan.

3. Blijf consequent: wekelijkse update

Uitstellen is tijd verliezen. Bijhouden is makkelijker en sneller dan de administratie in één keer achteraf moeten doen. Je moet jezelf dus aanleren om facturen en bonnetjes zo snel mogelijk te verwerken, voordat je ze kwijtraakt. Probeer van bepaalde handelingen een automatisme te maken of reserveer één keer in de week een vaste administratiemiddag.

Online boekhouden maakt het mogelijk om de boekhouding tussendoor te doen. Je kunt overal met je smartphone of laptop je administratie inzien en bijwerken. Ook hier geldt dat je zelf beter op de hoogte bent van wat er binnen je bedrijf gebeurd. Als je bovenop je boekhouding zit, kun je direct bijsturen, bijvoorbeeld wanneer bepaalde kosten de pan uitrijzen.

4. Ons advies: vraag advies

Zelfstandigenaftrek, kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, kleine ondernemersregeling, de MKB-winstvrijstelling. Dit is zomaar een greep uit de vele fiscale regelingen die jou als zzp'er een hoop voordelen kunnen opleveren. Als je niet iedere dag bezig bent met dit soort belastingregelingen en subsidies, kun je ze onmogelijk allemaal kennen.

Daarom is onze laatste tip: wees niet te trots en vraag om advies. Een (lokale) boekhouder is iedere dag met dit soort zaken bezig en is daarom als geen ander op de hoogte. Op die manier loop je nooit een subsidie mis of vergeet je zakelijke kosten op te voeren. Je kunt je voor een vast bedrag per maand laten helpen door een professioneel adviseur, die jou van tips kan voorzien. Bovendien kan dit ook in combinatie met een online boekhoudtool, waar boekhouders eenvoudig live mee kunnen kijken met je. Onderstaande boekhoudprogramma's zijn geschikt om in samenwerking met je boekhouder te gebruiken.