Je uren bijhouden doe je zo: 4 onmisbare tips voor je urenregistratie als ondernemer

Dat kan met behulp van een zogeheten urenregistratie. Gewerkte uren registreren is voor zowel zelfstandige ondernemers als ondernemers met personeel een must. Er zijn verschillende manieren om je uren bij te houden. In dit artikel geven we je 4 onmisbare tips voor je urenregistratie als ondernemer waarmee je direct aan de slag kunt gaan.

1. Gebruik de juiste tools voor urenregistratie van gemaakte uren

Je uren bijhouden, kan op verschillende manieren. Steeds vaker kiezen ondernemers ervoor om dit met een geautomatiseerde tool via hun laptop te doen. Sommige mensen vinden het echter nog steeds prettig om handmatig hun uren bij te houden, bijvoorbeeld in een spreadsheet of een notitieboekje. Hoewel deze methode relatief toegankelijk en eenvoudig is, kan het wel onderhevig zijn aan fouten. Daarbij kun je gemaakte fouten minder eenvoudig wissen wanneer dit in een fysiek notitieboekje is.

Daarom is het in de meeste gevallen vaak fijner om te kiezen voor een digitale tool om je urenregistratie bij te houden. Dit soort software biedt vaak handige functies zoals tijdregistratie, projectbeheer, facturering en rapportage. Daarbij is de kans op het maken van fouten met zo’n tool veel minder groot. Ook ben je minder tijd kwijt aan je urenregistratie door het op deze manier te doen. Die tijd kun je goed gebruiken voor de ontwikkeling van je bedrijf.

2. Categoriseer je gewerkte uren voor verbeteringen

Wat voor veel ondernemers ook goed werkt, is het categoriseren van de gewerkte uren. Op die manier krijg je een duidelijk inzicht in hoe je je tijd besteedt en welke werkzaamheden veel of juist weinig tijd kosten. Misschien ben je wel veel meer tijd kwijt aan de administratie dan je zou willen. Met die informatie kun je vervolgens weer aan de slag gaan om bepaalde werkzaamheden te verbeteren qua tijd.

Een ander voordeel van het categoriseren van je gewerkte uren is dat dit kan helpen bij het opstellen van facturen. Je weet immers precies wanneer je wat hebt gedaan voor welke klant of opdracht. Op basis daarvan is het eenvoudiger om facturen op te maken en om je tarieven te bepalen voor verschillende soorten werk. Let hier dus zeker op voor mogelijke efficiëntieverbeteringen voor je onderneming.

3. Werk je uren altijd real-time bij voor goed overzicht

Met een digitale urenregistratie heb je dus al een goede basis te pakken. Wat je hierbij echter zelf nog moet weten, is dat je je uren het liefst real-time bij moet houden. Wacht niet tot het einde van de dag of zelfs het einde van de week om je uren bij te werken. Doe dat liever meteen nadat je een opdracht of taak hebt afgerond, zodat je direct bezig kunt met het categoriseren van de uren en je weet welke uren bij welke opdracht horen.

Dat werkt niet alleen efficiënter met oog op het sturen van facturen, maar is ook handig omdat je op deze manier voorkomt dat je bepaalde uren of taken vergeet vast te leggen. Het real-time bijhouden zorgt er bijvoorbeeld sneller voor dat je een nauwkeurige registratie van je werkzaamheden en gewerkte uren hebt. Dat is weer fijner voor je totale urenregistratie en het overzicht van werkzaamheden voor je bedrijf.

4. Ga voor urenregistratie met een handige app

Tot slot nog een tip met betrekking tot de keuze van welk systeem je gaat gebruiken voor je urenregistratie: kijk naar software waarvan ook een app beschikbaar is. Omdat het bijhouden van je gewerkte uren best een tijdrovende klus kan zijn, is het wel zo’n prettig idee dat je dit waar je ook maar bent en wanneer je ook maar wil kunt doen. Hoe handig is het dan om dat ook via een app op je smartphone of tablet te kunnen doen? Daarmee kun je altijd je gewerkte uren toevoegen, ook als je je laptop even niet bij je hebt.

Met een app is het daarnaast nog gemakkelijker om real-time je uren bij te houden. Je kunt je gewerkte tijd immers meteen noteren en invoeren, waardoor de registratie nog veel nauwkeuriger wordt. Daarnaast bieden veel van dit soort programma’s handige interfaces voor automatisering en integratie met andere zakelijke tools, zoals factureringstool. Kijk daar goed naar wanneer je op zoek bent naar een programma waarmee je je urenregistratie bij kunt houden, zodat je daar zo min mogelijk tijd aan kwijt bent en er zo veel mogelijk uit kunt halen.