Urenregistratie voor zzp'ers: je uren bijhouden in Excel of met software?

Waarom is het belangrijk om je uren te registreren voor zzp'ers?

Als zzp’er moet je er zelf voor zorgen dat je administratie op orde is. Urenregistratie hoort hier ook bij. Het is belangrijk om dit nauwkeurig te doen, zodat je altijd je uren kan verantwoorden naar je opdrachtgevers. Daarnaast kun je in aanmerking komen voor ondernemersaftrek. Dit kan je tot wel € 9.403,- voordeel opleveren bij de Belastingdienst. Kortom, voor jou als ondernemer is een goede urenregistratie onmisbaar.

Wat zijn de voor- en nadelen van uren bijhouden in Excel?

Het bijhouden van je uren kan je doen in Excel. Als je niet zoveel verschillende opdrachtgevers of een niet zo wisselende agenda hebt, is Excel een goed programma voor je urenregistratie. Excel heeft een aantal voor- en nadelen als het gaat om het registreren van je uren.

Wat zijn de voordelen van Excel?

Het grote voordeel van Excel is dat het gratis is en erg toegankelijk. Vrijwel iedereen beschikt over een desktop met Excel. Als je beschikt over voldoende basiskennis en je goed kunt werken met Excel formules, is Excel een prima programma om je uren te registreren. Op het internet kun je kant en klare templates vinden voor je urenregistratie. Door hiervan gebruik te maken, hoef je zelf geen opzet te maken, dus scheelt je weer tijd. Denk eraan dat je urenregistratie in ieder geval de volgende gegevens bevat:

• Datum en tijd
• Opdrachtgever
• Beschrijving van de werkzaamheden
• Totale tijd per werkzaamheid
  

Wat zijn de nadelen van Excel?

Het nadeel van Excel is dat het een tijdrovende klus kan worden. Zodra je meer uren gaat schrijven of werkt met veel verschillende opdrachtgevers, zal er veel tijd gaan zitten in de registratie via Excel. Ook kan het gebeuren dat je door het groeiende Excel bestand het overzicht kwijtraakt en fouten begint te maken. Zo vergeet je dan sneller uren te registreren en loop je dus inkomsten mis als je op basis van uren betaald krijgt. Daarnaast moet je er zeker van zijn dat jouw Excel template voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, anders kun je de urenregistratie niet gebruiken om in aanmerking te komen voor de zelfstandigen- en startersaftrek.

Wat zijn de voor- en nadelen van urenregistratie software?

Naast Excel zijn er ook speciale programma’s om je uren bij te houden. Deze zijn gemaakt voor het registreren van je uren en hebben vele opties. Als je liever niet handmatig al je uren wilt invoeren, biedt software wellicht een uitkomst. Wat de voor- en nadelen hiervan zijn, benoem ik hieronder.

Wat zijn de voordelen van urenregistratie software?

Hoewel software niet gratis is, kan het je toch geld opleveren. Dit komt omdat je dankzij de software veel tijd kan besparen. Urenregistratie software zorgt ervoor dat je de urenadministratie als zzp’er altijd goed op orde hebt en geen uren vergeet te registreren. Doordat urenregistratie software erg overzichtelijk en eenvoudig werkt, is het alleen nodig om je uren in te voeren. De tijd die je hierdoor bespaart, kun je weer aan andere zaken besteden. Bovendien kun je nog meer tijd besparen doordat veel softwareleveranciers ook een mobiele app aanbieden. Als veel onderweg bent als zzp’er is deze manier van uren bijhouden erg handig. Je telefoon heb je bijna altijd bij je, dus je vergeet minder snel je uren te registreren.

Veel programma’s beschikken ook over een timerfunctie. Dankzij deze functie kun jij je uren tot op de seconde exact registreren. De meest efficiënte manier van urenregistratie kun je bereiken door voor software te kiezen die je kunt koppelen aan je boekhoudsoftware, mits je hier gebruik van maakt. Op die manier worden je declarabele uren direct overgenomen op je facturen. Een ander voordeel is dat je gegevens altijd veilig staan opgeslagen in de cloud. Hierdoor raak je nooit meer je gegevens kwijt.

Wat zijn de nadelen van urenregistratie software

Het nadeel van een urenregistratieprogramma is dat het niet gratis is. De software heeft meestal een maandelijkse betaling of een bedrag dat in één keer betaald moet worden. Verder zal je voor de software altijd moeten beschikken over een werkende internetverbinding. Dit komt omdat de software een online dienst is.

Bekijk de voor- en nadelen nog even kort in deze video:

Investeren in urenregistratie software, een toegevoegde waarde?

Voor de meeste ondernemers is het registreren van uren niet de leukste bezigheid. Toch moet je ervoor zorgen dat dit op de juiste manier en nauwkeurig gebeurt. Wanneer je te maken hebt met een beperkt aantal verschillende opdrachtgevers, is Excel een geschikt programma voor je urenregistratie. Het voordeel hiervan is dat het gratis is en je direct kunt beginnen. Let wel op dat je de juiste uren verwerkt in het bestand, zodat je kunt aantonen dat je voldoet aan het urencriterium van de Belastingdienst.

Zodra je meer uren gaat schrijven voor verschillende opdrachtgevers, kan het veel tijd schelen om voor urenregistratie software te kiezen. De toegevoegde waarde voor jou is dat je tijd bespaart, je altijd en overal je uren kunt registreren en de software eventueel kan koppelen met bedrijfssoftware. Kortom, mocht je werken met een beperkt aantal  verschillende opdrachtgevers, dan is het geen probleem om je uren bij te houden in Excel. Mocht je meerdere opdrachtgevers hebben, of al gebruik maken van andere bedrijfssoftware, dan is het de moeite waard om te investeren in een urenregistratie programma.

Wij hebben hieronder de meest gangbare urenregistratie softwarepakketten op een rijtje voor je gezet inclusief hun beoordelingen. Via de knop "bekijk nu" kun je de details van het pakket bekijken, doe er je voordeel mee.