Wat moet ik als startende ondernemer weten over btw-aangifte?

Wie is btw-plichtig?

Of je btw-plichtig bent bepaalt de Belastingdienst. Zodra je je aanmeldt, omdat je wilt starten met je bedrijf, hoor je van de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw. Let op: het is mogelijk dat je wél ondernemer bent voor de btw, maar niet voor de inkomstenbelasting.

Btw-nummer

Wanneer de belastingdienst beslist dat je btw-plichtig bent, ontvang je een btw-nummer. Dit nummer moet je vermelden op de facturen die jij aan je klanten of opdrachtgevers stuurt. Als je een eenmanszaak hebt, is je btw-nummer afgeleid van je burgerservicenummer (BSN).

Waarover bereken je btw?

Zowel het leveren van goederen als het verlenen van diensten is in Nederland belast met btw.

Tarieven

Welk tarief op de geleverde goederen of diensten van toepassing is, hangt af van de producten of diensten.
 
21%
Het standaardtarief is 21%. Dit tarief geldt voor alle goederen en diensten, tenzij anders bepaald.
 
9%
In 2019 is het btw-tarief verhoogd van 6% naar 9%. Het tarief van 9% geldt voor producten waarvoor een parallelhandelsvergunning als geneesmiddel of homeopatisch geneesmiddel is afgegeven óf die daar expliciet van zijn vrijgesteld.
 
0%
Het 0% tarief geldt voor goederen die je exporteert, de zogeheten intracommunautaire levering. Een 0% btw-tarief betekent dat je geen btw berekent, maar wel voorbelasting mag aftrekken.

Vrijstelling

Een aantal goederen of diensten zijn vrijgesteld van btw. Je berekent dan geen btw en mag ook geen voorbelasting aftrekken. Vrijgesteld van btw is onder andere: onderwijs, (een groot deel van de) gezondheidszorg, sociaal-culturele instellingen, kinderopvang, financiële diensten en verzekeringen.

Vooraftrek

Ondernemers mogen btw aftrekken op goederen en diensten die ze hebben ingekocht voor zakelijk gebruik. Btw die aan jou in rekening wordt gebracht op bijvoorbeeld apparatuur, de inhuur van diensten en de aanschaf van kantoorartikelen mag je aftrekken van de btw die je zelf in rekening hebt gebracht.

Voorbeeld

Je draait in een kwartaal € 1.000,- omzet. Hierover breng je jouw klanten € 210,- btw in rekening. Het totaalbedrag op de facturen die jij de klanten stuurt is € 1.210,-. Daarnaast heb je voor € 121,- (incl. btw) kantoorartikelen aangeschaft. Het btw-bedrag van € 21,- mag je in aftrek nemen als vooraftrek. Het bedrag dat je daadwerkelijk afdraagt aan de Belastingdienst in het betreffende kwartaal komt daarmee op € 189,-.

Aangifte

De meeste starters doen eens per kwartaal btw-aangifte. Soms moet je de btw-aangifte maandelijks of jaarlijks doen. Dit beslist de Belastingdienst, het hangt af van het bedrag dat je gemiddeld aan btw moet afgedragen.

Kleineondernemersregeling

Is jouw omzet minder dan € 20.000 per jaar dan kun je in aanmerking komen voor de Kleine Ondernemersregeling. Per 1-1-2020 is deze regeling aangepast. Meer hierover lees je via deze link. Je hoeft dan geen aangifte omzetbelasting meer te doen. Let wel op dat alleen werkzaamheden die belast zijn met btw meetellen voor deze regeling. Vrijgestelde omzet voor de btw telt dus niet mee.

Elektronische aangifte

Je doet je aangifte elektronisch via het systeem van de Belastingdienst of via je boekhouder/adviseur. Het kan zijn dat je je eerste aangifte op papier moet doen. Dit staat op de brief die je van de Belastingdienst krijgt na je registratie.

Zelf aangifte doen

Je kunt ervoor kiezen om je aangifte zelf te doen. Een btw-administratie bijhouden is meestal eenvoudig en hoeft niet veel tijd te kosten. Als je relatief weinig facturen ontvangt en verstuurt, kun je een eenvoudige btw-administratie voeren en je btw-aangifte opstellen met een spreadsheet. Ontvang en verstuur je meer facturen, stap dan over op een (online) boekhoudprogramma.

Aangifte doen via boekhouder of accountant

Als je een boekhouder of accountant hebt, kun je hem of haar ook de btw-aangifte laten verzorgen. Een boekhouder/accountant is op de hoogte van regels betreffende bijzondere situaties, bijvoorbeeld wanneer je diensten levert aan een opdrachtgever in het buitenland. Soms is het ook verstandig een boekhouder of accountant in te schakelen voor de aangifte inkomstenbelasting.

Btw-administratie

Aan de administratie van de btw stelt de Belastingdienst bepaalde eisen. Uit de administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw aan de Belastingdienst verschuldigd is en hoeveel btw als voorbelasting wordt afgetrokken. Per aangiftetijdvak moet jij - of je boekhouder - het volgende bijhouden:

• afgegeven facturen
• ontvangen rekeningen
• uitgaven
• ontvangsten

Dit kan bijvoorbeeld blijken uit de administratieonderdelen: verkoopboek, inkoopboek, kas- of bankboek.

Het bijhouden van een btw-administratie hoeft niet heel ingewikkeld te zijn. Maar zodra je meer producten of diensten in- en verkoopt wordt het al snel wat lastiger. En al helemaal als je dan ook nog te maken krijgt met verschillende btw-tarieven.

Om het jouw als startende ondernemer gemakkelijk te maken, zijn er verschillende boekhoudpakketten op de markt waarmee je eenvoudig uw btw-aangifte doet.  Een selectie van geschikte programma's vind je onder deze pagina.

Geen btw aftrekken

Over een aantal uitgaven mag je de btw niet aftrekken. Via deze pagina van de Belastingdienst is heel duidelijk welke dat zijn. Btw op eten en drinken is bijvoorbeeld niet aftrekbaar. Vaak zijn uitgaven wel aftrekbaar als zakelijke kosten voor de inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting.

Hulp of meer informatie nodig?

Wij werken samen met regionale boekhoudkantoren en accountants die jou als startende ondernemer graag op weg helpen. Deze boekhoudkantoren en accountants vind je via www.ikwordzzper.nl.

Gratis download

Je kunt hieronder de gratis whitepaper "Btw-aangifte voor zzp'ers" downloaden.