Kun je eten en drinken aftrekken als ondernemer?

Iedereen moet eten: je lunch of diner is dus niet standaard aftrekbaar. Heeft het eten een zakelijk karakter (aantoonbaar), dan kun je het deels aftrekken. Een ‘gewone’ lunch tijdens werktijd is dus niet aftrekbaar, maar als je luncht met een klant heeft het een zakelijk karakter en kun je het deels aftrekken.

Met of zonder drempel

Je kunt de aftrekbare kosten van een zakelijk etentje op twee manieren berekenen: met een drempel van € 4.800 in 2022 (dit is voor de meeste ondernemers niet haalbaar) of zonder drempel bij je aangifte inkomstenbelasting.

TIP Bij beide varianten mag je maximaal € 1.500 voor reis- en verblijfkosten aftrekken.

Met drempel

‘De drempel’ is een minimumbedrag van € 4.800. Alles boven deze drempel mag je aftrekken. De meeste ondernemers gebruiken deze methode niet, aangezien de drempel erg hoog ligt.

Hoe werkt het? Stel: in 2022 geef je € 2.500 uit aan eten en drinken. Ook gaf je een seminar waaraan je € 3.000 besteedt. Daarnaast betaalde je € 2.500 aan reis- en verblijfskosten voor een congres.

In totaal gaf je € 8.000 uit. Van de reis- en verblijfskosten mag je maximaal € 1.500 aftrekken. Dat maakt het totaalbedrag € 6.500. Verminderd met de drempel mag je in dit geval € 6.500 - € 4.800 = € 1.700 aftrekken.

Zonder drempel

De meeste ondernemers kiezen voor de 80/20 regel: dit is vaak veel voordeliger. Dit houdt in dat je 80% (geldt voor 2022 en 2021) van de kosten van bijvoorbeeld jouw zakenlunch, seminar of cursus bij jouw aangifte inkomstenbelasting kan opvoeren als zakelijke kosten. Je hoeft dan dus geen rekening te houden met de drempel van € 4.800. Het maximaal aftrekbare bedrag van € 1.500 voor reis- en verblijfskosten blijft wel gelden. 20% van het uitgegeven bedrag is dus voor jouw eigen rekening. Dit is omdat het eigenlijk ‘gemengde kosten’ zijn: het zijn geen 100% zakelijke kosten, want jij hebt er privé ook een stukje voordeel van (je honger die gestild wordt bijvoorbeeld).

Lunch inclusief of exclusief btw?

Ga je iets eten of drinken met een klant? Het hangt het er vanaf of je de btw wel of niet mag aftrekken. De Belastingdienst stelt dat je in twee gevallen de btw over deze kosten niet mag aftrekken:

• Je eet of drinkt in een horecagelegenheid;
• Je laat het eten of drinken door een cateraar verzorgen in een ruimte die daarvoor is ingericht (zoals een afgehuurde ruimte).

Koop je het eten in de supermarkt en nuttig je het op de zaak, dan mag je de btw wel terugvorderen.

Twee voorbeelden

Stel: je gaat met een potentiële klant voor € 50 lunchen bij een horecagelegenheid. Dan mag je daar 80% - dus € 40 van opvoeren bij je aangifte inkomstenbelasting als verteringskosten.

Stel: je haalt voor € 50 een lunch bij de supermarkt op om de zaak te nuttigen met een klant, dan mag je eerst 9% btw aftrekken. Dat komt op € 4,50. Dan houd je € 45,50 waarvan je vervolgens weer 80% mag opvoeren als verteringskosten. Dat komt op € 36,40.

Zakelijke lunch afspraak

Stel dat je een lunchafspraak hebt met een (potentiële) klant. De totale kosten hiervan zijn € 75. Daarbij geef je € 5 fooi. Je pint in totaal dan € 80. Let op: als je bij een horecagelegenheid luncht, mag je de btw niet terugvorderen. Van het totaalbedrag van € 80 is 20% voor jouw eigen rekening: je kunt dus € 64 opvoeren als zakelijke kosten bij je aangifte inkomstenbelasting.

LET OP Om aan te tonen dat het een zakelijk karakter heeft en je niet in je eentje een menu hebt gegeten, moet je bij het indienen van de bon vermelden dat het om een zakelijke lunch gaat en de naam van de klant vermelden.

Bijzonderheden

Een uitzondering op de regel is als jij bijvoorbeeld een cursus geeft, waarbij je de lunch voor de cursisten verzorgt. In dat geval is de lunch 100% aftrekbaar en kun je de btw totaal terugvorderen: het heeft een volledig zakelijk karakter want de cursisten moeten immers wel iets te eten krijgen.

Boekhoudsoftware gebruiken

Als startende ondernemer is het belangrijk om je eerste aangifte goed voor te bereiden Hierdoor kun je vanaf het begin af aan de juiste aftrekposten gebruiken, kom je niet voor verrassingen te staan en ben je minder tijd kwijt aan de volgende aangiftes. Door te kiezen voor online administreren kan het nog makkelijker: je kunt bijvoorbeeld je bonnetjes direct inscannen en je hebt je administratie – via je smartphone – altijd bij de hand. Hieronder vind je een selectie van boekhoudprogramma's die het leven van jou als ondernemer gemakkelijker maken.